Vedúci kancelárie: kto to je a čo robí?

V modernom biznise sa žiadna firma s kanceláriou nezaobíde bez práce office manažéra. Táto pozícia zahŕňa administráciu a riadenie pracovného toku kancelárie v organizácii.

Manažér kancelárie je v podstate to informatívne a vedúce spojenie, kde sa zbiehajú a riešia všetky pracovné momenty spoločnosti. Komunikuje medzi prednostom a podriadenými, informuje radových zamestnancov o dokumentoch podpísaných prednostom, komunikuje s klientmi spoločnosti, sleduje korešpondenciu, sleduje výkon spoločnosti a poskytuje kancelárii kanceláriu, vykonáva priame pokyny riaditeľa a jeho zástupcov .

Office manager je zamestnanec, ktorý zabezpečuje celej kancelárii plnohodnotný workflow. Popis profesie vám pomôže lepšie pochopiť podstatu práce.

Podľa klasifikátora robotníckych profesií a pozícií zamestnancov sa profesia office manažéra a jeho povinnosti výrazne líšia od profesie sekretárky. Office manager je v prvom rade organizátorom kancelárskych priestorov spoločnosti, manažérom a správcom v jednej osobe. Povolanie sekretárky znamená, že je podriadený konkrétnej osobe (riaditeľovi, zástupcom riaditeľa, vrcholovým manažérom) a vykonáva iba jeho záležitosti.

Vedúci kancelárie kontroluje všetky bežné práce kancelárie, najmä papierovanie. Nerušene monitoruje práca s kancelárskym vybavením, poskytuje zamestnancom spoločnosti papiernictvovčas dáva do pozornosti zamestnancov príkazy, príkazy a oznámenia v kancelárii, ktoré vydáva vedúci, prijíma prichádzajúce telefónne hovory, v prípade potreby vedie kalendár stretnutí a výjazdov riaditeľa. V tomto prípade sa voľné miesto nazýva „manažér kancelárie so sekretárskymi funkciami“.

Keďže práca office manažéra zahŕňa organizačné, informačné a administratívne úkony, patria medzi jeho pracovné povinnosti aj určité funkčné úlohy. Práve v tom spočíva zamestnanie a podstata činnosti vedúceho kancelárie, ktorý musí:

• pripraviť prácu v kancelárii na nový pracovný deň: kontrolovať fungovanie telefónov, počítačov a kancelárskej techniky, dostupnosť spotrebného materiálu (papier, doplnené náplne do tlačiarní);
• kontrolovať, udržiavať čistotu v kancelárskych priestoroch, dodržiavanie hygienických noriem (úplné osvetlenie, vetranie, teplotné podmienky v priestoroch), kontrola prevádzky rozdelených systémov;
• včas obstarať písacie potreby a poskytnúť im pracovníkov úradu včas;
• objednať pitnú vodu, čistiace prostriedky, toaletný papier, obrúsky;
• ovládať aktuálny tok dokumentov: pripraviť potrebné dokumenty, výkazníctvo, pracovné materiály potrebné pre plnohodnotnú prácu kancelárie, riešiť ďalšie pracovné momenty a úlohy;
• denne monitorovať prácu vodiča a kuriéra;
• podľa pokynov hlavy, vedúci kancelárie je zodpovedný za rozdelenie povinností medzi zamestnancov, stanovuje im úlohy, dáva im do pozornosti potrebné pracovné informácie, určuje mieru ich zodpovednosti, analyzuje efektívnosť výsledku;
• vypočítať a odhadnúť mesačné finančné náklady na údržbu úradu sledovať jeho realizáciu;
• viesť časový výkaz, počet dní a hodín odpracovaných každým zamestnancom v kalendárnom mesiaci, včas odovzdať pracovný výkaz účtovnému oddeleniu na mzdy;
• kontrolovať dodržiavanie pracovnej disciplíny: o oneskorení, predčasnom odchode z práce, neprítomnosti zamestnancov upovedomiť vedenie spoločnosti, viesť záznamy o porušení a nedodržiavaní kódexu obliekania;
• organizovať stretnutia, zaregistrujte sa a pomôžte návštevníkom pri riešení ich otázok.

Medzi hlavné kompetencie office manažéra patrí príprava a vedenie rokovaní, stretnutí, stretnutí:

• musí vykonať prípravu všetkých potrebných materiálov, zabezpečiť účasť všetkých zainteresovaných osôb na podujatiach, viesť zápisnicu zo stretnutia;
• viesť korešpondenciu s klientmi a partnermi firmy, posielať materiály;
• práca s prichádzajúcou a odchádzajúcou kancelárskou korešpondenciou, zaregistrovať to, zapojiť sa do prepravy;
• poskytovať pomoc a asistenciu zamestnancom pri riešení konfliktných a sporných situácií;
• koordinovať prácu v kancelárii na konci pracovného dňa skontrolujte kancelárske vybavenie, osvetlenie, split systémy, klimatizácie, či nie sú odpojené od napájania;
• v niektorých prípadoch je vedúci kancelárie zodpovedný za vyhľadávanie a prijímanie nových zamestnancov (umiestňuje informácie o potrebných voľných miestach na špeciálne stránky, prezerá si životopis, predbežne vyberá uchádzačov, vedie pohovor);
• informuje potenciálnych klientov písomne ​​alebo telefonicky o nákladoch na tovar a služby podľa cenníka;
• radí s umiestnením oddelení spoločnosti, ich funkcie;
• udržiava zákaznícku základňu podniky;
• plní povinnosti údržby stránky, zadávanie reklám na tovar a služby, objednávanie suvenírov, tlač, roznáša informačné materiály.

Aby sa kandidát stal manažérom kancelárie, musí mať kľúčové zručnosti potrebné na výkon práce, ako aj určité osobné a profesionálne kvality.

Osobné vlastnosti človeka sú biologické a sociálne zložky, ktoré tvoria jeho osobnosť. Biologické zložky človek dostáva od prírody, svojich rodičov a predkov v podobe určitého súboru génov. Sociálna zložka - to je sociálne prostredie, v ktorom človek vyrastal a bol vychovaný.

Obe tieto zložky formujú charakter a osobnosť, vybavujú jednotlivca určitými vlastnosťami, dobrými aj negatívnymi. Spojením všetkých osobnostných čŕt človeka môžete získať objektívny a spoľahlivý psychologický portrét.

Pozitívne osobnostné črty zahŕňajú také charakterové črty, ako sú:

• čestnosť;
• vytrvalosť pri dosahovaní stanoveného cieľa;
• pozornosť;
• sebadisciplína;
• zodpovednosť a organizácia;
• tvrdá práca, vytrvalosť;
• vnútorná šľachta;
• objektívnosť;
• spoločenskosť, zdvorilosť, priateľský prístup k ľuďom;
• vyrovnanosť, obetavosť, pozornosť, dochvíľnosť;
• bezkonfliktnosť, schopnosť riešiť kontroverzné situácie medzi zamestnancami, optimizmus a pozitívnosť vo všetkom;
• rýchlosť, pohotovosť, ústretovosť;
• aktivita, ctižiadostivosť.

Za každou z týchto osobnostných čŕt stojí psychická a emocionálna výchova človeka, jeho dedičnosť, sociálne prostredie, v ktorom vyrastal.

Medzi negatívne osobnostné črty patria:

• nedostatok montáže, nepozornosť;
• depresívny pohľad na život, nedostatok optimizmu;
• neschopnosť zbierať myšlienky včas a dôsledne riešiť zadané úlohy;
• agresívny charakter;
• sklon k ohováraniu a intrigám.

Obchodné vlastnosti človeka sú jeho schopnosťou vykonávať určité pracovné úlohy a funkcie.

Podľa obchodných kvalít možno posúdiť, ako efektívne bude uchádzač schopný organizovať svoj pracovný proces, ako dobre bude vykonávať svoje pracovné povinnosti. Na úspešné riadenie kancelárie musí mať uchádzač okrem vedomostí a zručností aj určité obchodné vlastnosti, medzi ktoré patrí:

• vzdelanie, úroveň zručností;
• pracovné skúsenosti;
• rýchle učenie, adaptácia na nové podmienky;
• náročnosť voči sebe a ostatným;
• schopnosť pracovať v multitaskingovom prostredí, súčasne riešiť niekoľko problémov naraz;
• analytické myslenie, schopnosť myslieť flexibilne a mimo rámca, vyvodzovať správne závery, zovšeobecňovať;
• obchodný talent;
• vodcovské schopnosti;
• ochota pracovať nadčas;
• rečnícke schopnosti, diplomacie a presviedčacie schopnosti;
• obchodné komunikačné zručnosti.

Profesionálne kvality človeka sú kombináciou osobných a obchodných kvalít, plus všetky tie zručnosti, ktoré nadobudol počas svojej kariéry. Vedúci kancelárie musí vo svojej profesionálnej činnosti:

• mať určité vedomosti, zručnosti a schopnosti v odbore manažment kancelárie;
• profesionálne uplatniť svoje vedomosti a zručnosti v praxi;
• vedieť pracovať s dokumentmi, poznať princípy organizácie toku dokumentov, pravidlá vytvárania archívu;
• buďte sebavedomým používateľom počítača a iné kancelárske vybavenie;
• dôkladne poznať proces pracovného postupu, pracovať s prichádzajúcou a odchádzajúcou poštou, poznať pravidlá jej evidencie, promptne prinášať uznesenia vedúceho na štrukturálne divízie, sledovať termíny vyhotovenia dokumentov podpísaných zamestnancami spoločnosti, odosielať odchádzajúcu korešpondenciu poštou alebo kuriérom;
• mať administratívne riadiace schopnosti;
• vedieť rýchlo písať, poznať zásady a pravidlá pre vypracovanie určitých dokumentov (príkazy, príkazy, pokyny, vyhlášky);
• rýchlo disponovať užitočnými znalosťami (kontakty pohotovostných služieb, elektrikára, inštalatérstva, donášky obedov);
• vedieť cudzie jazyky (nie vždy), aj keď v niektorých spoločnostiach je znalosť určitého cudzieho jazyka hlavnou podmienkou kandidáta a v tomto prípade musí manažér kancelárie hovoriť, čítať a písať plynule v cudzom jazyku;
• vedieť kompetentne hovoriť a písať, vyjadrovať svoje myšlienky dobrým literárnym jazykom;
• vlastné zručnosti v oblasti obchodnej etikety.

Ani jedna vysoká škola nevyučuje povolanie office manažéra. Môžete absolvovať školenie a získať diplom alebo osvedčenie o odbornom vzdelávaní v rozpočtových alebo súkromných školiacich strediskách, vysokých školách.

Vo veľkých spoločnostiach chcú spravidla vidieť odborníka na túto pozíciu iba s vyšším vzdelaním, malé podniky môžu na túto pozíciu prijať zamestnanca so stredným alebo špecializovaným stredným vzdelaním.

Hlavná vec, ktorú každý zamestnávateľ venuje pozornosť, je pracovné skúsenosti na tejto pozícii, úroveň počítačových zručností, znalosť kancelárskej techniky a schopnosť na nej pracovať, znalosť základov kancelárskej práce a archivácie, Znalosť cudzích jazykov.

Ak chcete správne napísať životopis a získať vytúženú pozíciu, potrebujete podrobne, ale čestne uveďte všetky informácie o sebe: osobné, odborné, obchodné kvality, pracovné skúsenosti na podobnej pozícii, stupeň vzdelania.

Výška očakávaných miezd dá zamestnávateľovi jasne najavo, čo môže ponúknuť a o čo sa uchádzač uchádza.

Neuvádzajte nepravdivé informácie o pracovných skúsenostiach, vzdelaní - to všetko sa dá ľahko skontrolovať, v tomto prípade sa voľné miesto pre uchádzača stane nedostupným, bude jednoducho odmietnutý.

Fotografia je pre kandidáta pozitívnym momentom, zamestnávateľ musí vedieť, koho životopis sa posudzuje. Office manager je tvárou spoločnosti a zamestnávateľovi nie je ľahostajné, kto ju bude zastupovať.

Nezabudnite uviesť úroveň svojho vzdelania, často zamestnávateľa na tejto pozícii berie odborník s vyšším ekonomickým, právnym, psychologickým alebo filologickým vzdelaním.

Takéto informácie budú pre zamestnávateľa užitočné.

Pri písaní životopisu sa držte jeho štruktúry:

• osobné informácie - meno, vek, kontakty;
• osobné - sekcia sa považuje za voliteľnú, ale je lepšie ju vyplniť;
• základné zručnosti a schopnosti - uveďte, aké kancelárske programy vlastníte, uveďte všetky doškoľovacie kurzy, semináre, školenia, iné doplnkové školenia, ktoré ste absolvovali;
• pracovné skúsenosti - uveďte všetky svoje praxe, stáže, ukončené projekty, dobrovoľnícke programy v chronologickom poradí, uveďte podniky, kde ste predtým pracovali, vzdelávanie a školenia (odrážajte všetky vzdelávacie programy a smery, ktoré ste absolvovali);
• odporúčania - v tejto časti uveďte mená a kontakty na osoby, ktoré vás môžu odporučiť novému zamestnávateľovi a poskytnúť o vás pozitívnu spätnú väzbu.

Ak sa o pozíciu office manager uchádza uchádzač bez pracovných skúseností, potom by bolo lepšie túto časť do životopisu vôbec neuvádzať. Netreba ukazovať zamestnávateľovi nedostatok vedomostí a zručností. V tomto prípade je lepšie popísať svoje osobné a obchodné kvality, aké máte vzdelanie základné a doplnkové (semináre, školenia).

Ako pracovné skúsenosti môžete uviesť priemyselnú prax, preddiplomovú prax, zručnosti v organizovaní konkrétnych podujatí, účasť na olympiádach, konferenciách, súťažiach a všetkých druhoch testov. Ak máte nejaké úspechy a úspechy priamo súvisiace s budúcou prácou, určite túto informáciu uveďte vo svojom životopise.