Projektový manažér: kto to je a čo robí?

Keď sa povie „doktor“, „zvárač“, „učiteľ“ alebo aj „meteorológ“, každý viac-menej chápe, o koho ide a čo robí. Ale „projektový manažér“ znie akosi nezrozumiteľnejšie. Je pravda, že to nie je také ťažké pochopiť, stačí sa pozrieť na hlavné zodpovednosti a funkcie, preštudovať si požiadavky na pozíciu.

Profesia „projektový manažér“ (v niektorých zdrojoch v angličtine označovaná ako Project manager) sa formálnejšie označuje ako „manažér projektového portfólia“. Z názvu teda vyplýva, že tento špecialista zvyčajne nepracuje s jedným projektom: je ich niekoľko naraz a musíte starostlivo vyvážiť svoju pozornosť. Projektový manažér môže spolupracovať s organizáciami rôznych profilov:

• webové štúdiá;
• vydavateľstvá;
• obchodné štruktúry;
• priemyselné podniky;
• hudobné skupiny;
• firmy na prepravu tovaru;
• realitné a poisťovacie kancelárie a pod.

Môže sa zdať, že tieto oblasti nemajú nič spoločné a vo všetkých nie je miesto pre jedného odborníka. Avšak nie je. V akejkoľvek oblasti úspech závisí od výberu tímu, jeho štruktúry a rozdelenia zodpovednosti. Na tieto tri body sa zameriavajú projektoví manažéri. Nedávajú príkazy „tam poslať taký a taký náklad a na takom a takom aute“, „tento rok tam ideme na zájazd“ alebo „rozbiehame výrobu hliníkových rúr s prierezom 20 mm. ."

Jedna z výhod už bola pomenovaná. To je to, čo si projektový manažér môže v zásade nájsť miesto v akejkoľvek oblasti činnosti. To však prináša aj vážnu nevýhodu: nie každý jasne chápe, prečo je takýto špecialista vôbec potrebný. Ukazuje sa teda, že v rôznych organizáciách nie sú jeho povinnosti rovnaké. V niektorých prípadoch sú projektoví manažéri poverení výberom účinkujúcich, zostavovaním aktuálnych a dlhodobých plánov a operatívne rozhodnutia. V iných sú poverení len funkciami sekretárky a jednoduchého koordinátora a nepripúšťajú sa im žiadne dôležité veci a ani podstatné informácie. Ak hovoríme o skutočnom projektovom manažmente, potom je to dosť nervózna práca. Neustále budete musieť:

• byť si vedomý stavu určitej oblasti činnosti, možno viacerých;
• študovať, aspoň vo všeobecnosti, „kto čo robí a prečo“;
• sledovať novinky v príbuzných profesiách;
• vedieť sa rýchlo rozhodovať pri nedostatku informácií;
• nájsť kontakt so širokou škálou ľudí a dokonca im pomôcť nadviazať pracovné vzťahy medzi sebou;
• okamžité prepínanie medzi rôznymi projektmi.

Ale toto je ideálna oblasť na uplatnenie sily pre spoločenských ľudí, ktorí sú pripravení na takéto riziká, na neustály emocionálny a intelektuálny stres. Práca projektového manažéra učí zodpovednosti a schopnosti rýchlo sa prispôsobiť najťažšej situácii. Aj keď v práci či v bežnom živote na takéhoto človeka „padne“ viacero problémov naraz, ich riešenie sa nájde čo najrýchlejšie a najefektívnejšie. V mnohých oblastiach projektoví manažéri často cestujú, niekedy aj do zahraničia – to možno považovať za plus aj za mínus.

Títo odborníci musia znášať preťaženie informáciami. A nielen informáciami: pre priamych vykonávateľov a ich vedúcich je akýkoľvek biznis, akákoľvek komplikácia v tomto biznise emocionálne zafarbená. Bez ohľadu na to, ako abstrahovaný manažér od týchto emócií, stále ho predbehnú. A ak nejaký plán zlyhá, aj keď z objektívnych príčin, ktoré sa nedali predvídať, je na vine najčastejšie osoba zodpovedná za projekt.

Pracovné úlohy projektového manažéra môžu vo veľkej miere závisieť od oblasti, v ktorej pracuje. Táto osoba je v interakcii so zákazníkom (s vedením organizácie alebo s inými ľuďmi, ktorí si stanovujú hlavné ciele). Má na starosti identifikáciu kľúčových požiadaviek, uprednostňovanie týchto požiadaviek. Predpokladá sa, že takýto špecialista je kedykoľvek pripravený ukázať, čo už bolo urobené a dosiahnuté pre každú úlohu, čo je ešte potrebné urobiť v blízkej budúcnosti... Ukážte nielen „v skutočnosti, že niečo funguje a je už pripravené“, ale aj vo formáte plnohodnotnej správy.

Pozícia projektového manažéra znamená pravidelné a dokonca nepretržité sledovanie dodržiavania termínov. Tento špecialista je prvým asistentom generálneho manažmentu. Je to on, kto ho musí rýchlo informovať, ak sa niečo pokazí, ak sú potrebné nové zdroje, nové zásadné riešenia, ďalší zamestnanci na projekte. Zároveň je povinný aj stavať najdôveryhodnejší vzťah so zamestnancami na všetkých úrovniach. Chyba jednej osoby alebo jej nedostatočná angažovanosť v prípade stačí na to, aby došlo k hroznému zlyhaniu.

Premiér však potrebuje ešte hlbšiu interakciu s tímom, ktorý dostane. Musí sa podieľať na nábore a formovaní skupiny, na rozdelení zodpovednosti medzi účastníkov. V prerozdelení, ak je to potrebné, v tréningu a implementácii potrebných zručností.

Manažér projektovej podpory robí veľa aj v nasledujúcich bodoch:

• organizácia pracovného procesu;
• úprava interakcie v reálnom čase;
• riešenie konfliktov;
• kontrola kvality vykonanej práce;
• identifikácia najúčinnejších a najmenej efektívnych účinkujúcich;
• porovnanie rôznych verzií produktu, nezávisle vyvinutých jednotlivými interpretmi;
• sledovanie ziskovosti a praktickosti projektu.

Ale to všetko sú charakteristiky vo všeobecnom prípade. A projektoví manažéri sa delia aj na špecifickejšie špecializácie. Vezmime si špecialistu na mzdové programy. Takíto zamestnanci fungujú takmer v každej komerčnej banke. Stručne povedané, pracujú na originálnom bankovom produkte – účtovaní peňazí na platové karty zamestnancov.

Počet mzdových projektov v akomkoľvek podniku môže byť akýkoľvek - to je diktované pohodlím vedenia účtovníctva a finančného účtovníctva. Preto musí byť manažér pripravený pracovať s projektmi všetkých veľkostí. Táto stupnica však neovplyvňuje mieru zodpovednosti. V každom prípade špecialista by sa mal snažiť urobiť všetko pre to, aby bola pre firmu výhodnejšia spolupráca s ním a nie hľadať inú banku... Preto sa bude musieť ponoriť do nuansy toku dokumentov, finančnej a účtovnej dokumentácie, zdaňovania, pohybu finančných tokov.

Iná situácia je u projektového manažéra stavby. Bude musieť sledovať, ako sa na stavbe využívajú najnovšie technológie. V podmienkach prudkého rozvoja stavebníctva, typického pre našu krajinu, si tento špecialista nepochybne nájde uplatnenie pre seba. Akákoľvek konštrukcia vyžaduje:

• veľa schválení;
• jasné plány a harmonogramy;
• zdôvodnenie ekonomických a technologických ukazovateľov;
• vedenie výberových konaní a nákupov;
• výber zariadení a materiálov;
• výber zamestnancov na priamu prácu;
• sledovanie bezpečnosti majetku na stavenisku alebo v použitom sklade;
• plná interakcia s organizáciami zodpovednými za bývanie a komunálnu infraštruktúru.

V každom z týchto procesov sa môže kedykoľvek niečo pokaziť. A projektový manažér je povinný takéto komplikácie predvídať. A ak sa vyskytne problém, jeho legitímnou povinnosťou je problém čo najskôr vyriešiť.

Manažér vzdelávacích projektov je v tomto smere trochu iný.... Hľadá napríklad lektorov na nové vzdelávacie programy. Sleduje vplyv existujúcich programov s cieľom prilákať ľudí a plne ich vzdelávať. Pri takýchto aktivitách sa nezaobíde bez veľmi úzkeho kontaktu s marketérmi a obchodnými manažérmi na jednej strane, učiteľmi (lektormi) a študentmi na strane druhej.

Zdanlivo záhadný status ako napr digitálny projektový manažér. Pri pozornom prečítaní samotného termínu je ľahké pochopiť, že tento špecialista sa sústreďuje na všetky diela, ktoré sa dostanú do digitálneho priestoru. A z roka na rok ich pribúda. Firemné aktivity na vzdialených serveroch a v cloudových aplikáciách však musia byť koordinované veľmi starostlivo. Hoci sa to môže zdať virtuálne, v skutočnosti sa straty z nesprávne urobeného rozhodnutia, z nedôslednosti v práci či úniku informácií merajú v úplne reálnych peniazoch.

Manažér digitálnych projektov je povinný snažiť sa o zvýšenie transparentnosti všetkej výmeny informácií a riadenia v organizácii. Znie to nie celkom jasne, ale je jednoduchšie povedať toto: aby bolo jasné, odkiaľ to či ono rozhodnutie alebo čin prišli, kto ich inicioval.Podľa toho manažment jasne pochopí, koho odmeniť a povzbudiť a koho potrestať za nevhodnú iniciatívu či dokonca vykopnúť za nečinnosť.

Budete tiež potrebovať:

• poskytnúť čo najjednoduchší prístup k potrebným informáciám;
• vymedziť tento prístup a každému prideliť určitý okruh údajov potrebných na prácu (ale nie viac);
• zmeniť grafiku podľa potreby;
• prerozdeliť povinnosti.

BIM manažér-dizajnér je v mnohých smeroch jedinečná profesia. Oficiálne sa u nás objaví až v roku 2020. V skutočnosti však už teraz existuje naliehavá potreba technológií triedy BIM. Základom je, že takýto manažér sprevádza projekt počas celej jeho realizácie. Bude musieť zhromaždiť všetky praktické a ekonomické parametre programu, aby ich mohol súčasne prevádzkovať.

Projekt vytvorený a kontrolovaný BIM manažérom je postavený tak, že aj keď sa indikátory čiastočne zmenia, všetky závislé parametre sa automaticky primerane zmenia. Najčastejšie sa pod pojmom BIM rozumie stavebný priemysel. Ide o zostavenie špeciálnych trojrozmerných modelov skúmaných objektov.

Už krátky prehľad hlavných činností projektového manažéra a špecifiká jeho činnosti ukazuje: tento človek musí byť odolný voči silnému stresu. A to aj viacerým stresom súčasne, pretože niekedy musíte vykonať niekoľko prác naraz. Zároveň projektový manažér musí byť „multitasking“, teda okamžité prepínanie medzi jednotlivými úlohami. Musí mať vodcovské vlastnosti, aby mohol viesť ľudí v správnom čase. Alebo jednoducho tak, aby jeho pokyny boli brané vážne. Dôležitú úlohu zohrá aj:

• všeobecná intelektuálna úroveň;
• znalosť odbornej terminológie v konkrétnych oblastiach, kde sa projekt realizuje;
• družnosť;
• flexibilita;
• schopnosť analyzovať značné množstvo informácií;
• orientácia na výsledok;
• vytrvalosť a oddanosť;
• sebadisciplína;
• schopnosť prísne riadiť svoj čas a nepodľahnúť pokušeniu upraviť harmonogram.

Základné odborné zručnosti sú:

• pracovné skúsenosti na základnej pozícii v akejkoľvek oblasti;
• praktické vodcovské skúsenosti (aspoň 1 rok);
• dôkladná znalosť určitej oblasti činnosti;
• znalosť angličtiny na úrovni hovoreného a písomného prejavu;
• schopnosť včas „povedať nie“ tímu a jeho jednotlivým zástupcom a dokonca aj zákazníkovi (aby sa nezaplietli do toho, čo je zjavne nedosiahnuteľné);
• ochota a schopnosť integrovať sa do súčasných obchodných procesov;
• strategické myslenie a zmysel pre detail;
• schopnosť vyjednávať;
• znalosť trhu a charakteristiky spotrebiteľov.

Základné body pre zvládnutie tejto profesie sú dané každou ďalšou praxou v akomkoľvek inom povolaní. Ale nie je možné obmedziť sa na to a sledovať tematické videá na internete. Určite by ste sa mali pokúsiť získať tematickú stáž v štúdiu alebo agentúre s príslušným zameraním. Skúsiť sa môžete prihlásiť aj na prezenčné prípravné kurzy. Nájsť si prácu je najlepšie v známom odbore. Tí, ktorí prišli k projektovým manažérom z medicíny – na komerčných klinikách, k obchodným manažérom – v obchodnej sfére a pod. Mali by ste tiež zvážiť:

• potreba dôkladne si preštudovať zoznam pracovných povinností pred podaním žiadosti o voľné miesto;
• zmätok v popisoch práce pre projektových manažérov s obchodnými manažérmi, obchodníkmi atď.;
• potreba absolvovať testy;
• optimálne parametre týchto testov (dobrí HR špecialisti v dobrej spoločnosti vyhodnotia projektového manažéra za pár hodín a nebudú robiť veľa hodín testovania);
• možnosť uchádzať sa o takmer akúkoľvek voľnú pozíciu bez praxe alebo s minimálnou praxou.