Etapy obchodnej komunikácie

Komunikačné zručnosti sú jednou z najdôležitejších podmienok úspešnej komunikácie medzi ľuďmi, výmeny informácií a dosiahnutia požadovaného výsledku. Obchodná etiketa sa začala používať od nástupu trhových vzťahov. Mnoho kultúr mu dáva osobitný priestor vo vzťahoch medzi ľuďmi, čím ich povyšuje na úroveň obradov. A to prináša ovocie, pretože obchodná etiketa pomáha nadviazať kontakt s partnerom a úspech podniku do značnej miery závisí od správania sa ľudí počas obchodného stretnutia.

Na rozdiel od bežnej každodennej komunikácie má obchodná komunikácia svoje jasné princípy a smeruje k dosiahnutiu konkrétneho cieľa dohodou a plnením záväzkov. Podnikateľské prostredie vám umožňuje nadväzovať nové užitočné kontakty, od ktorých závisí úspech rozbehnutého podnikania. Ale nie vždy budúci partneri dokážu spolu sympatizovať a nájsť spoločnú reč.

Obchodný kontakt je o dosahovaní zisku. Ak sú všetky ostatné veci rovnaké, víťazom je ten, kto má znalosti a pravidlá obchodnej etikety. Je ľahké nasledovať príklad interakcie dvoch podnikateľov, z ktorých jeden ľahko a prirodzene vedie partnera k záverom, ktoré potrebuje, a druhý nemá ani obchodné komunikačné schopnosti, ani rečnícke umenie a je nútený premeškať ziskové obchodné príležitosti. a znova.

Obchodná komunikácia je teda systém zručností, ktorý zahŕňa celý rad komunikačného správania:

• komunikačná kultúra (prijatá v konkrétnej krajine);
• oratórium;
• podnikateľská etika (pravidlá a predpisy);
• psychológia vzťahov;
• logika budovania reči (ústnej a písomnej);
• obrázok;
• zafarbenie hlasu a intonáciu.

V modernom svete je obchodná komunikácia prezentovaná v niekoľkých formách naraz:

• Obchodný rozhovor Je ústna alebo virtuálna komunikácia medzi kolegami alebo partnermi zameraná na diskusiu o obchodných problémoch. Najčastejšie sa konverzácia odohráva medzi účastníkmi tej istej podnikateľskej sféry, ktorí rozumejú špecifikám tohto dialógu, sú schopní viesť rozhovor na úzku odbornú tému.
• Obchodné stretnutie - jasne nasmerovaná diskusia, ktorej úlohou je riešiť aktuálne organizačné problémy, analyzovať informácie dostupné účastníkom, budovať líniu ďalšieho správania, robiť a znieť rozhodnutia.

• Obchodná korešpondencia - ide o oficiálnu komunikáciu prostredníctvom obchodného listu, s vylúčením akéhokoľvek prejavu známosti alebo slangu. Obchodný list je dokument obsahujúci úradnú správu a vyhotovený v súlade so všetkými štandardmi obchodnej korešpondencie. Forma obchodného listu je spravidla v papierovej aj elektronickej podobe vybavená logom, adresnými údajmi spoločnosti alebo inštitúcie. Obchodné listy tiež sledujú určité označenie na stránke.
• Hovorenie na verejnosti - interakcia medzi rečníkom a publikom. Tento typ obchodnej komunikácie je náročný a vyžaduje si rečnícke schopnosti. Rečník by mal byť čo najkompetentnejší pri vyslovení otázky a mal by mať zručnosti rečníckeho prejavu, aby zaujal a presvedčil poslucháčov. Podľa typu prezentácie materiálu môže byť verejný prejav informačný (správa), povzbudzujúci (agitácia), presvedčivý (slávnostný prejav).

Pochopenie špecifík a významu obchodnej komunikácie vedie k záveru, že sa ju možno a treba naučiť.

Dodržiavanie pravidiel obchodnej etikety je nevyhnutné pre úspešné budovanie obchodných vzťahov medzi obchodnými partnermi, kolegami, diplomatmi z rôznych krajín. Obchodná kultúra a správanie sa môžu od seba výrazne líšiť, ale existujú všeobecne akceptované normy správania, ktoré musí dodržiavať každá sebarešpektujúca osoba bez ohľadu na príslušnosť k určitej spoločnosti.

• Dochvíľnosť. V podnikateľskom prostredí je príslovie „Čas sú peniaze“ relevantné, preto meškanie na stretnutia a vyčkávanie partnera je vrcholom neetiky.
• Povinnosť. Plnenie prevzatých záväzkov je základom dobrej povesti, bez ktorej nie je možná úspešná interakcia v podnikateľskom prostredí.
• Dôvernosť. Schopnosť utajovať dôverné údaje, zachovávať firemné tajomstvá je jednou z podmienok vzájomnej dôvery a plnej spolupráce.
• Úctivý postoj... Úcta k partnerovi, schopnosť počúvať, byť nasiaknutý tým, čo bolo povedané, disponuje k sebe samému, otvára široké príležitosti na nadviazanie kontaktu. Táto zručnosť je užitočná aj pri interakcii so zamestnancami a podriadenými.

• Sebavedomie. Čo sa týka vnímania seba samého v procese komunikácie, treba vedieť nájsť „zlatú strednú cestu“. Pokojne odpovedajte na kritiku alebo radu, ale tiež sa nenechajte zmanipulovať, aby ste dokázali dôstojne potlačiť pokusy o nátlak, vrátiť konverzáciu na správnu koľaj.
• Oratórium. Schopnosť jasne vyjadriť svoje myšlienky, sprostredkovať význam reči účastníkovi rozhovoru, bez upchávania fráz nevhodnými slovami a bez toho, aby sa myšlienka vzdialila od témy rozhovoru. Táto schopnosť nie je od prírody daná každému, preto je potrebné venovať umeniu rečníckeho umenia čas vo svojom tréningu.
• Gramotnosť. Zrozumiteľnosť reči závisí vo veľkej miere od gramotnosti človeka a schopnosť písať bez chýb je v podnikateľskom prostredí nevyhnutnosťou.
• Vzhľad. V modernom svete je už zavedený dress code (odevný kódex), ktorý predpokladá určitú formu oblečenia na návštevu pracoviska, podujatí, organizácií alebo inštitúcií. Zvyčajne ide o obchodné obleky pre mužov a ženy, štandardnú sadu šperkov a doplnkov. V prípade prvej návštevy neznámej organizácie alebo podujatia by ste sa mali vopred informovať o akceptovanom dress code.

V štruktúre obchodnej komunikácie je možné rozlíšiť štyri fázy, ktorých postupnosť vám umožní dosiahnuť maximálny efekt pri rokovaniach.

Tu je prvoradý prvý dojem. Pri príprave na stretnutie s partnerom bude užitočné vopred pracovať s informáciami: okruh záujmov partnera, prostredie a osobitosti jeho kultúry, pravidlá a tradície, ktoré sú pre partnera dôležité. Vďaka tomu sa budete cítiť sebavedomejšie a budete rešpektovať osobnostné vlastnosti vášho partnera.

Správne zostavené prvé frázy sú kľúčom k úspechu ďalšej komunikácie. Musíte začať tým, že upriamite pozornosť a dispozície súpera na seba. Pomôže to obvyklej ľudskej priateľskosti, zdvorilosti, prejavu zdvorilého záujmu o osobu partnera, výslovnosti jeho mena.

V procese diskusie o úlohách je potrebné naladiť sa s partnerom na rovnakú „vlnu“. Tento výsledok možno dosiahnuť starostlivým sledovaním emocionálneho stavu partnera alebo celkovej emocionálnej atmosféry v skupine, keď ide o rokovania s publikom.

Poznanie troch hlavných kanálov vnímania vám pomôže naladiť sa na partnera: zrak, sluch a kinestetika (to zahŕňa dotyk, čuch, polohu tela, gestá a mimiku).

Priama koncentrácia na tému stretnutia, diskusia o problémoch a úlohách. Cieľom tejto fázy je dosiahnuť dohodu, ktorá bude pre obe strany čo najuspokojivejšia.

V tretej fáze sa používa niekoľko fáz, z ktorých podstata kontaktu pozostáva:

• identifikácia motívov a cieľov partnera;
• udržiavanie pozornosti: je dôležité vidieť hlavné vlákno konverzácie bez toho, aby ste odbočovali alebo skákali z témy na tému;
• argumentácia a presviedčanie: používa sa v prípade rozdielov v názoroch;
• fixácia výsledku je kritickým momentom v rozhovore, keď je potrebné dokončiť komunikáciu na danú tému, bez ohľadu na výsledky, tento vnútorný pocit prichádza so skúsenosťami a závisí od pozorovania, schopnosti jasne zachytiť najmenšie zmeny v emocionálnom pozadí partnera.

Celkový dojem zo stretnutia sa vytvára v poslednej fáze obchodnej komunikácie a je najživšie zaznamenaný v pamäti. Preto schopnosť správne ukončiť rozhovor môže byť určujúcim faktorom ďalšej spolupráce.

Informácie o tom, ako krásne komunikovať, nájdete v nasledujúcom videu.