Obchodná etiketa a etika

Súčasná obchodná realita je taká, že len 15 % stredných a veľkých podnikateľov, ktorí sa snažia posilniť svoju pozíciu na trhu, dosiahne tento cieľ. Z tohto dôvodu sa význam obchodnej etikety znásobuje, pretože nedodržiavanie jej noriem z mnohých iných dôvodov často vedie k pretrhnutiu užitočných obchodných vzťahov.

V širokom výklade je etika súborom všeobecných postojov zameraných na reguláciu spoločenských vzťahov. V súlade s tým rieši podnikateľská etika otázky súvisiace s akceptovaným poradím a štýlom interakcie v oblasti podnikania.

Podrobnosti o etických aspektoch obchodných vzťahov sú obchodná etiketa, ktorá zahŕňa napríklad postup pri vyjednávaní, pravidlá firemného správania, obchodné tradície a rituály, prvky podriadenosti, spôsoby a štýly komunikácie a písania, ako aj otázky korektnosť pri jednaní s partnermi a obchodnými kolegami.

Význam etiky a etikety ako jej neoddeliteľnej súčasti spočíva v tom, že regulačný rámec, ktorý vznikol ako výsledok dlhoročnej praxe, výrazne zjednodušuje komunikáciu, vytvára zrozumiteľný a verejne prístupný kontext v podnikateľskej sfére, ktorý umožňuje správne dosiahnuť ciele a výrazne ušetriť čas.

Inými slovami, hovoríme o špeciálnom algoritme na riešenie obchodných problémov, ktorý umožňuje racionálne a bezkonfliktnou formou stanoviť a úspešne dosiahnuť požadované obchodné ciele. Úroveň odbornosti v tomto algoritme umožňuje vyvodiť priame závery o stupni profesionality obchodného partnera alebo oponenta v obchodnom spore.

V tejto súvislosti je dôležité dodržiavať tieto základné základné princípy:

• dochvíľnosť všade a vo všetkom;
• dodržiavanie informačnej bezpečnosti;
• zdravý altruizmus;
• priaznivý imidž zodpovedajúci podnikateľskému prostrediu;
• Správny ústny a písaný jazyk;
• dodržiavanie pravidiel kultúry obchodnej reči.

Typy obchodnej korešpondencie sú rôzne a s určitým stupňom konvencie ich možno rozdeliť na dva hlavné typy:

• medzištátne - medzi štátnymi organizáciami, zahraničnými zastúpeniami a predstaviteľmi (rôzne nóty, memorandá a iné formy) - prvky diplomatických stykov;
• komerčné - listy polooficiálneho postavenia používané v oblasti obchodných vzťahov medzi inštitúciami a organizáciami.

Štýl písania služobného listu má napriek jazykovým a niektorým tradičným odlišnostiam určitý spoločný základ a skupinu usmernení, ktoré vypracovala zavedená prax. Napríklad množstvo protokolových požiadaviek, určených podľa pozície odosielateľa a adresáta, vychádza z počiatočného nastavenia vzájomného rešpektu a korektnosti. Preto, bez ohľadu na typ dokumentu, štrukturálne musí nevyhnutne obsahovať tieto prvky:

• odvolanie (úradný štatút adresáta);
• kompliment (slušný koniec listu);
• podpis;
• dátum (deň, mesiac, rok a miesto napísania správy);
• adresa odosielateľa (priezvisko, pracovná situácia, adresa sú umiestnené v hornej alebo dolnej časti 1. strany listu).

Okrem toho existuje niekoľko ustanovení priamo súvisiacich s listami:

• obchodné listy sú uvedené na formulároch alebo listoch papiera výlučne na ich prednej strane;
• strany sú očíslované arabskými číslicami;
• správy sú vyplnené tlačeným textom;
• vymazania a opravy v hlavnej časti dokumentu sú neprijateľné;
• dokument je zložený s textom dovnútra;
• čakacia doba na odpoveď na list nie je dlhšia ako desať dní.

Obchodné oznámenie by malo mať výraznú cieľovú orientáciu a obsahovať jednu otázku a celý zmysel textu by sa mal úplne a úplne podriaďovať jeho obsahu, či už ide o návrh obchodu, obchodnú požiadavku alebo len relevantnú informáciu.

Klasifikácia obchodných oznámení je rôznorodá a závisí od ich funkčného a cieľového zamerania. Napríklad písmená sú:

• oznamovanie;
• podobajúci sa;
• pozvánky;
• prehľady informácií;
• objednávky;
• sprevádzajúci;
• iné typy.

V obchodnej korešpondencii sú najtypickejšie:

• žiadosti;
• Návrhy;
• objednávky;
• sťažnosti;
• záručné listy.

Ako jedna z foriem obchodnej komunikácie sa listy v užšom zmysle definície delia na 2 druhy – obchodné a súkromno-úradné.

Obchod zahŕňa korešpondenciu, ktorá koluje medzi organizáciami a inštitúciami. Súkromno-úradný list je správa, ktorú inštitúcii posiela súkromná osoba, alebo naopak inštitúcia – súkromná osoba.

Existuje množstvo pravidiel vedenia obchodnej korešpondencie.

• List by mal u príjemcu podnietiť vznik obchodného záujmu, jasne a na základe presvedčivých dôkazov preukázať výhody partnerstva a nevhodnosť prerušenia partnerstva. Text by mal mať motivačný, motivačný charakter k spolupráci.
• Nadmerné osobné emócie v obchodnom liste nie sú najlepším spôsobom, ako dokázať svoj prípad a vyriešiť problém.
• Aby ste sa vyhli preťaženiu a upchatiu textu listu, mali by ste sa vyhnúť akýmkoľvek obrazným prirovnaniam, metaforám, alegóriám a hyperbole.
• Pre jasnú a stručnú prezentáciu témy je lepšie používať jednoduché vety, vyhýbať sa jednotlivostiam a prílišným detailom. Hlavná myšlienka správy by mala byť podporená mimoriadne relevantnými argumentmi, ktoré sú zvyčajne umiestnené v prílohách k listu (diagramy, grafy, digitálne údaje).
• V texte by mali byť zvýraznené odseky, z ktorých každý, predstavujúci nezávislú myšlienku, začína na novom riadku.

• V obchodnej písomnej správe by ste nemali používať popisné prídavné mená, zbytočné objasnenia a podrobnosti. Na konci písania je vhodné skontrolovať dokument a vylúčiť frázy, ktoré nenesú skutočný sémantický obsah.
• Gramotnosť je základným prvkom textu. Prítomnosť pravopisných a iných chýb v správe je neprijateľná.
• Predmet listu je povinný. Téma v dokumentoch by sa mala odrážať stručne a výstižne, šetrí to čas pri čítaní a pozitívne charakterizuje odosielateľa. Ak je list odoslaný e-mailom a obsahuje obzvlášť dôležité informácie, mali by ste ho opatriť špeciálnou „vlajkou“, ktorá je dostupná v elektronickej službe.
• Dobrú čitateľnosť textu zabezpečujú fonty Arial alebo Times New Roman so strednou veľkosťou písma. V prípade potreby sú povolené kľúčové myšlienky písané kurzívou alebo tučným písmom.

• V texte je vhodné používať podnadpisy (3-4), ktoré umožňujú ľahšie pochopenie prezentovaného textu.
• Enumerácie, zoznamy a zoznamy sa najlepšie navrhujú pomocou špeciálnych značiek.
• Firemná šablóna (diagram) je výborným ukazovateľom efektivity a objektivity v obchodnej komunikácii. Je vhodný najmä v korporátnom aspekte, pretože umožňuje vyniknúť v priaznivom svetle a rešpektovať požadovanú formálnosť.

Typická je štruktúra obchodného posolstva. Tradične obsahuje:

• úvod;
• hlavná časť;
• záver.

V úvode je zhrnutý účel listu. Hlavná časť popisuje podstatu otázky. Na záver je vhodné zhrnúť obsah hlavnej časti napríklad vo forme záverov. "Postscriptum" a rôzne druhy poznámok pod čiarou sú nežiaduce.

Záverom možno povedať, že nevhodné sú frázy pripomínajúce manipulácie formou, ako napríklad: „Dúfam v obojstranne výhodné partnerstvo“ a pod. Je lepšie sa rozlúčiť v obchodnom liste jednoduchými frázami - "S pozdravom", "S prianím všetkého najlepšieho" atď.

V spodnej časti správy sú uvedené: celé meno, stav úlohy, názov spoločnosti a podpis. Uvádzajú sa aj kontaktné telefónne čísla.

Tabuľky a grafy sú priložené ako samostatný súbor (balík), čo je uvedené na konci listu. Ak existuje skupina príloh, uvádza sa ich zoznam s menami.

Skratky a špeciálne skratky môžete použiť len vtedy, ak ste si istí, že príjemca im určite bude rozumieť.

Na zabezpečenie väčšej logickej prísnosti a konzistentnosti v obchodnej slovnej zásobe sa ako spojivá používajú nasledujúce rečové vzory:

• pre tento dôvod;
• na základe vyššie uvedeného;
• kvôli tomu;
• podľa údajov;
• Na základe toho;
• Berúc do úvahy;
• iné.

Vo virtuálnom priestore je špecifická obchodná interakcia, reprezentujúca komunikáciu v miniatúre, a nemenej si vyžaduje dodržiavanie príslušných pravidiel etikety. Kompetentná práca s písmom v súlade s praxou zahŕňa implementáciu nasledujúcich poznámok týkajúcich sa objemu, jazykových noriem, štruktúry a formátu.

• Vzorec témy musí absolútne presne zodpovedať predmetu uvedenému v texte. To vám umožní rýchlo naladiť čítačku na požadovanú obchodnú náladu.
• Optimálny objem dokumentu odoslaného e-mailom sa zmestí na „jednu obrazovku“, s maximálnym objemom textu – jeden list vo formáte A4.
• Optimálna veľkosť príloh nie je väčšia ako 3 MB.
• Odoslané súbory sa odporúča „zabaliť“ do štandardných archívov v kódovaní Zip alebo Rar. Iné sú často zablokované počas prenosu.
• Hypertextové odkazy by mali byť štandardné (modré, podčiarknuté nižšie).
• Odpoveď adresátovi by mala byť umiestnená navrchu, na začiatku listu, a nie dole. To ušetrí partnera pera od zbytočného a núteného posúvania predchádzajúceho textu.

• Je potrebné používať čo najviac jazyk listu, ktorému partner rozumie. O otázke vhodnosti používania odborností, internej firemnej slovnej zásoby, slangových výrazov a skratiek (najmä v externej korešpondencii) v správe sa rozhoduje samostatne v závislosti od kontextu a kvalít korešpondenčných partnerov.
• Je dôležité, aby ste svojho partnera informovali o prijatí jeho správy – je to znak dobrých mravov a súčasť obchodnej etikety, ktorá preukazuje úctu k nemu.
• Reakcia by mala byť čo najrýchlejšia. Ak z nejakého dôvodu nie je možné rýchlo odpovedať, partner by mal byť informovaný o prijatí jeho listu a uviesť čas odpovede. Etická a pohodlná prestávka pred odoslaním odpovede je 48 hodín po prijatí správy. Po tomto čase sa osoba zvyčajne domnieva, že správa sa stratila alebo je ignorovaná. Nadmerná pauza v korešpondencii sa často spája s rizikom straty partnera a v biznise sa interpretuje ako porušenie etických noriem.
• Na konci správy by ste mali umiestniť kontaktné informácie, ktoré sú uvedené vo všetkých listoch bez výnimky, bez ohľadu na poradie zásielky.
• Počas prenosu je dôležité venovať osobitnú pozornosť otázkam ochrany osobných údajov.

Ďalšie informácie o etike obchodnej korešpondencie nájdete v nasledujúcom videu.