Profesia sekretárka

V kancelárii takmer každej modernej spoločnosti má sekretárka osobitné miesto. Ide o špecialistu, ktorý pomáha udržiavať organizáciu organizovanú a fungujúcu. V skutočnosti ide o sprostredkovateľa medzi manažérom, zamestnancami, partnermi a klientmi. Spravidla nie je ťažké získať túto pozíciu - nie vždy sa vyžaduje vyššie vzdelanie a rozsiahle pracovné skúsenosti. A v budúcnosti si môžete vybudovať dobrú a zaujímavú kariéru, ak budete svoje povinnosti vykonávať efektívne a zodpovedne.

Profesia sekretárky sa spomína už od čias starovekého Ríma. Podľa historikov boli takíto pracovníci najatí patricijmi a ušľachtilými alebo jednoducho bohatými občanmi krajiny. Ako sekretárky boli zamestnaní muži z nižších vrstiev s dobrým vzdelaním. K povinnostiam takýchto pracovníkov vtedy patrila kancelárska práca, korešpondencia a často aj financie a dokonca aj tajomstvá zamestnávateľa.

V Rusku sa funkcia tajomníka objavila v roku 1720 vďaka Petrovi I. Na povolanie boli kladené prísne požiadavky – vzdelanie, dobrá znalosť zákonov, pochopenie všetkých jemností a špecifík. Pozícia osobného tajomníka je žiadaná od roku 1840 - mnohí manažéri rôznych podnikov často potrebujú osobného asistenta.

Moderné povolanie sekretárky je často recepcia a organizačná práca v kancelárii - pomoc nielen manažérovi, ale aj kolegom a návštevníkom.Dnes je sekretárka považovaná za tvár spoločnosti a podľa jej vzhľadu návštevníci posudzujú solídnosť celého podniku. V súčasnosti sa toto povolanie pre svoje špecifiká považuje za prevažne ženské. Počas vývoja profesie sa v závislosti od špecializácie sformovalo niekoľko smerov sekretariátu.

• Tajomník kancelárie (manažér kancelárie). Náplňou práce je distribúcia telefonátov, stretávanie sa s hosťami, plnenie pokynov vedenia a zabezpečovanie stabilného fungovania kancelárie (objednávka písacích potrieb, vody a pod.). Na získanie pozície zamestnanec nepotrebuje špeciálne vzdelanie. V kariérnom rebríčku je táto pozícia často východiskovou pozíciou.

• tajomník-asistent. Pozícia je podobná pozícii office manažéra, je však zodpovednejšia a komplexnejšia. Tu bude zodpovednosťou príprava konštrukčných riešení, úprava dokumentov, príprava textov pre vystúpenia prednostu na rôznych podujatiach, ako aj čiastočná kontrola práce zamestnancov organizácie. Získanie takejto pozície si vyžaduje špeciálne vzdelanie (kurzy, školiace stredisko).

• Osobný asistent manažéra. Táto pozícia sa považuje za čestnú. Takýto asistent potrebuje budovať vzťahy s vedením a vytvárať atmosféru dôvery. Na plnenie povinností budete potrebovať znalosť špecifík profesie, základy kancelárskej práce, odolnosť voči stresu a sebavedomie. Práca zvyčajne pozostáva z riešenia organizačných a administratívnych problémov.

Okrem týchto profesií existuje niekoľko špecializácií s úzkou špecifickosťou.

• úradník. Zamestnanec, ktorý organizuje dokumentáciu, vystavuje faktúry, eviduje došlú a odoslanú korešpondenciu, tvorí archív.
• Tajomník-prekladateľ. Okrem základných povinností bude potrebná vysoká úroveň znalosti cudzieho jazyka. Zamestnanec sa zúčastňuje rokovaní so zahraničnými partnermi.
• Súdny tajomník. Zamestnanec slúži na súde, kontroluje účasť ľudí na poradách, vedie zápisnicu z pojednávania, vyhotovuje súdne akty a vykonáva rôzne príkazy sudcu.
• Technický tajomník. Na plnenie povinností potrebujete poznať metódu písania „naslepo“, odpovedať na telefonáty a vedieť pracovať s kancelárskou technikou.

Ďalšie charakteristické črty moderného povolania sú:

• Obchodná korešpondencia;
• vysoká rýchlosť písania "slepou" metódou - bez pozerania na klávesnicu a použitia všetkých 10 prstov;
• schopnosť používať rôzne kancelárske vybavenie;
• schopnosť organizovať dokumentáciu (korešpondenciu, archív).

Medzi výhody povolania patria:

• neexistuje žiadna fyzická aktivita;
• je tu príležitosť získať dôležité komunikačné zručnosti a nadviazať užitočné spojenia;
• na získanie práce nie je potrebné mať špecializáciu;
• pracovať v pohodlných podmienkach;
• v niektorých prípadoch môžete použiť kancelárske vybavenie na osobné účely (kopírka, skenovanie);
• niekedy je možné spojiť štúdium a prácu.

Rovnako ako v každej inej profesii má pozícia tajomníka svoje nevýhody:

• neustále byť na očiach manažmentu;
• každodenný bezchybný vzhľad (obzvlášť dôležitý vo veľkých spoločnostiach);
• podobné úlohy a rutinná práca (často typické pre malé organizácie);
• práca je často stresujúca;
• plnenie osobných príkazov orgánov, ktoré nesúvisia s prácou;
• zriedka existuje príležitosť na sebarealizáciu;
• prevádzkový režim môže byť nepravidelný.

Perspektíva rozvoja tajomníka je často otázna. Niektorí manažéri sa nikam neponáhľajú, aby prišli o dobrého zamestnanca a presunuli ho na inú pozíciu.Iní sú chápaví a často povýšení na zodpovedných, pracovitých a profesionálnych pracovníkov.

Dokument, ktorý je určený na úpravu práv a povinností zamestnanca, je náplňou práce, je rovnako dôležitý pre sekretárku aj pre vedenie. Obsahuje práva a povinnosti oboch zmluvných strán dohody o pracovnej činnosti, čo umožňuje jej využitie ako nástroj efektívnej koordinácie výrobných procesov.

Neexistuje jednotná forma návodu, takže si ho môžete zostaviť pomocou pripravenej šablóny alebo vytvoriť svoj vlastný dokument. Pri zostavovaní dokumentu je dôležité vziať do úvahy, že v každej spoločnosti vykonávajú tajomníci rôzne funkcie, napriek rovnakej základnej práci.

Popis práce by mal byť vypracovaný s ohľadom na odbornú úroveň a mal by zahŕňať nasledujúce hlavné časti.

• Všeobecné ustanovenia.
• Funkcie.
• Pracovné povinnosti.
• práva.
• Zodpovednosť.

Okrem hlavných zodpovedností je možné do popisu práce zaviesť ďalšie funkcie, berúc do úvahy špecializáciu. Pokyny úradníka, technického tajomníka, vojenského alebo vedeckého tajomníka teda budú obsahovať podobné základné funkcie tajomníka, líšia sa však v špecializovaných povinnostiach, ktoré bude potrebné uviesť v dokumente.

V klasickom zmysle možno k hlavným jednotným povinnostiam tajomníka priradiť tieto funkcie:

• zabezpečuje administratívnu činnosť prednostu;
• vedie obchodnú korešpondenciu vrátane hovorov a e-mailov;
• prijíma a redistribuuje korešpondenciu, pripravuje a posiela odpovede na prijaté listy;
• zhromažďuje a spracováva informácie potrebné pre manažéra, zabezpečuje kancelársku prácu;
• prijíma dokumenty od zamestnancov na ďalšie odovzdanie vedeniu na podpis a kontrolu;
• pripravuje stretnutia, porady a porady, vedie z nich zápisnice;
• nakupuje písacie potreby a iné produkty potrebné na zabezpečenie bezproblémového fungovania kancelárie;
• rieši organizačné úlohy na recepcii zamestnancov a návštev;
• vykonáva iné práce súvisiace s obsadzovanou funkciou.

Okrem toho sa povinnosti môžu stať:

• kontrola nad vykonávaním príkazov a príkazov;
• skenovanie a kopírovanie dokumentácie;
• zrušenie alebo posunutie termínov;
• Rezervácia vstupeniek a hotelových izieb;
• príprava správ o cestovných výdavkoch;
• príprava nápojov a pochúťok pre hostí.

Sekretárka v práci musí často a veľa komunikovať s rôznymi ľuďmi, takže dobrý špecialista musí spĺňať tieto požiadavky:

• úhľadnosť;
• presnosť;
• benevolencia;
• kultúra reči;
• družnosť;
• nedostatok zlých návykov.

Keďže sekretárka je „tvárou“ firmy, podstatným kritériom je príjemný vzhľad zamestnanca. Tu je dôležité poznamenať, že hovoríme o zmysle pre štýl a vkus, a nie o vzhľade modelu. Ženy sa často stávajú sekretárkami, pretože sú považované za flexibilnejšie, odolnejšie voči stresu a schopné navodiť v kancelárii útulnú atmosféru.

Špecifikom sekretárskej práce je pravidelná pomoc manažérovi pri podnikaní. Z tohto dôvodu sú také profesionálne kvality mimoriadne dôležité:

• zodpovednosť;
• presnosť;
• pozornosť;
• pracovitosť;
• schopnosť učiť sa;
• Organizácia.

Ak chcete získať prácu sekretárky, často nepotrebujete vyššie vzdelanie, celkom vhodné sú absolvované špecializované kurzy. Užitočné budú poznatky získané v oblasti psychológie, rýchločítania a stenografie. Základné znalosti sekretárskej profesie možno získať na špecializovaných vysokých školách. Takáto príprava je k dispozícii pre tých, ktorí ukončili 9. alebo 11. ročník školy, a bude trvať 1-3 roky v závislosti od existujúceho stredoškolského vzdelania.

Ak voľba padla na renomovanú spoločnosť, potom je dôležité získať špecializované vzdelanie. Napríklad pod Ministerstvom zahraničných vecí Ruskej federácie existuje školiace stredisko, ktoré školí sekretárky. V centre sa študentom vyučuje počítačová gramotnosť, základy kancelárskej práce, podnikateľská etika a etiketa a anglický jazyk. Keďže domáce univerzity neponúkajú vzdelávanie v sekretárskej práci, výhodu majú kandidáti s diplomom z filológie, komunikácie, psychológie a iných podobných oblastí. Niektoré spoločnosti poskytujú školenia pre kandidátov, ktorých sú pripravené prijať.

Môžete pracovať ako sekretárka v renomovanej organizácii, v malom podniku a vo vládnej agentúre, napríklad na škole alebo univerzite. Dnes takmer každý vodca potrebuje sekretárky alebo asistentov. Pozícia sekretárky je opradená rôznymi mýtmi – niektorí hovoria o začatí zaujímavej kariéry v tomto povolaní, iní zas argumentujú, že povýšenie prakticky neexistuje.

V skutočnosti kariérny postup do značnej miery závisí od osobných kvalít. Iniciatíva a tvrdá práca vám pomôže posunúť sa na vyššiu pozíciu v rámci spoločnosti, napríklad najskôr ako asistent manažéra, až potom sa stanete manažérom. Ďalší rozvoj vo firme bude v rukách samotného špecialistu.

Na začiatku kariéry je ťažké počítať s vysokým platom. Zamestnávatelia zvyčajne ponúkajú pracovníkom bez skúseností plat 15 000 - 20 000 rubľov. v závislosti od regiónu bydliska. Vo veľkých mestách sú mzdy väčšinou vyššie. Priemerná mzda skúseného zamestnanca je 30 000 - 45 000 rubľov. po celom Rusku. Špecialisti vyššej kvalifikácie, napríklad osobní asistenti manažérov a asistentov, zarábajú 60 000 - 80 000 rubľov.