Profesia sekretárka-pisárka

Písacie stroje zmizli z používania a odišli do múzea, no potreba človeka, ktorý zbiera dokumenty, ukladá ich do správnych šanónov, stretáva sa s návštevníkmi a odpovedá na telefonáty, nikam nezmizla. V článku vám povieme o profesii "sekretárka-pisár" v modernom svete - jej vlastnostiach, požiadavkách a kde sú dnes takíto špecialisti potrební.

Tajomník pisára je jednou z nižších sekretárskych pozícií. Aj keď dnes tento špecialista už nepracuje na písacom stroji, ale na počítači, meno sa zachovalo nielen tradíciou, ale aj s cieľom zdôrazniť výkonový charakter práce. (na rozdiel od administratívnych a sekretárskych pozícií vyššej hodnosti - asistent manažéra, sekretárka-asistentka, referentka, office manager).

Informácie o profesii, vykonávaných povinnostiach sú obsiahnuté v dvoch dokumentoch:

• „Jednotná kvalifikačná referenčná kniha pozícií manažérov, špecialistov a ostatných zamestnancov“ – skrátene EKS (predtým ETKS);
• profesijný štandard "Špecialista na organizačné a dokumentačné riadenie organizácie."

Prioritou aplikácie je profesionálny štandard. Je prispôsobený špecifikám moderného trhu, obsahuje úplnejší a podrobnejší popis pracovných funkcií.

Profesijný štandard zaraďuje funkciu tajomník-pisár do 3. stupňa kvalifikácie - to znamená, že jej povinnosti zahŕňajú kontrolu práce starším odborníkom, minimum nezávislých rozhodnutí a manažérskych funkcií.

Hlavnou úlohou sekretára-pisára je súbor textov a dokumentov, reprodukcia a systematizácia informácií podľa šablóny (skenovanie, kopírovanie, dotlač dokumentov, vypĺňanie štandardných formulárov, triedenie korešpondencie, evidencia došlých a odoslaných dokumentov).

Ako každá profesia, aj povolanie sekretárky má svoje vlastné charakteristiky:

• práca sa vyznačuje skôr stresujúcim charakterom, pričom zamestnanec musí byť schopný vykonávať monotónnu prácu na stroji, komunikovať s ľuďmi, byť tvárou a hlasom spoločnosti.
• neexistuje pevný zoznam povinností - tajomník vykonáva rôzne príkazy hlavy;
• táto pozícia je výborným štartom do kariéry a príležitosťou získať skúsenosti užitočné pre budúceho manažéra;
• práca je považovaná za ženskú (to sa odráža aj v názve), hoci mužskí sekretári nie sú o nič menej žiadaní;
• hlavnou zručnosťou je správne budovanie vzťahov s tímom a už vôbec nie rýchlosť písania.

Na základe zovšeobecnených požiadaviek odbornej normy je v každej organizácii vypracovaná interná pracovná náplň - hlavný dokument upravujúci práva a povinnosti zamestnanca.

V tomto dokumente je určený zoznam funkcií vykonávaných zamestnancom v konkrétnej organizácii. V typickom pokyne môže funkčnosť jednoducho zopakovať zodpovedajúce ustanovenia normy (predtým bola časť „Zodpovednosti“ často úplne skopírovaná z CEN). Pokyny zvyčajne obsahujú nasledujúce body:

• tlačí rôzne materiály v smere hlavy;
• organizuje telefonické rozhovory hlavy.

V prípade potreby je možné položky špecifikovať, špecifikovať, rozšíriť alebo zúžiť rozsah zodpovedností v porovnaní s normou, ak si to špecifiká organizácie vyžadujú. Napríklad pre sekretárku-pisárku v škole môžu byť uvedené body, že organizuje vydávanie osvedčení o práci alebo štúdiu na škole, vedie register študentov. A v obchodnej spoločnosti to môžu byť ustanovenia o vedení cestovného denníka kuriérov a vydávaní príslušných potvrdení.

Profesijný štandard stanovuje minimálne požiadavky na vymenovanie sekretára-pisára - na to postačuje úplné stredné vzdelanie.

Špecializované kurzy budú ďalšou výhodou. Navyše ani CEN, ani odborná norma nijako neobmedzujú požiadavky na osvedčenie o absolvovaní takýchto kurzov. Preto si môžete vybrať akýkoľvek vzdelávací program pre sekretárky z obrovského zoznamu návrhov verejných a súkromných školiacich stredísk.

Hoci sekretárka nevyžaduje vážne vzdelanie a akademické znalosti, potrebuje veľký súbor praktických zručností:

• sebavedomé počítačové zručnosti, znalosť kancelárskych programov, schopnosť pracovať s kancelárskym vybavením, gramotnosť, vysoká rýchlosť písania;
• schopnosť pracovať s dokumentáciou v rámci svojej kompetencie - poznať pravidlá vyhotovovania štandardných dokumentov, služobných listov, pravidlá triedenia a evidencie korešpondencie a iných dokumentov;
• rozvinuté komunikačné zručnosti, schopnosť budovať vzťahy s partnermi, klientmi, zamestnancami, znalosť etiky a etikety obchodnej komunikácie, pravidlá pre prácu s dôvernými a vlastníckymi údajmi;
• znalosť predpisov upravujúcich prácu.

Špecialista musí mať nielen odborné zručnosti, ale aj určité osobné vlastnosti: musí byť sebavedomý, slušný, emocionálne stabilný, vedieť sa rýchlo zorientovať v situácii, riešiť konflikty, pracovať v multitaskingovom režime aj v rutinnom pracovnom režime, mať vysokú sebaorganizáciu, všímavosť, zodpovednosť.

Predtým sekretárky pisárov pracovali v strojárňach. Dnes je práca tohto špecialistu najžiadanejšia v nasledujúcich organizáciách:

• v štátnych, administratívnych štruktúrach;
• vo vzdelávacích inštitúciách (škola, vysoká škola, univerzita);
• v advokátskych kanceláriách, súkromní právnici, notári;
• v archívoch.

Voľné miesto je možné otvoriť aj v akejkoľvek inej organizácii. Zároveň sa v súkromných spoločnostiach môže pozícia nazývať nielen sekretárka-pisár, ale aj sekretárka-administrátorka, sekretárka na recepcii, sekretárka.