Eisenhowerova matica - Použitie správneho času

V našej šialene rýchlej dobe sa zdá, že čas nielen plynie, ale letí rýchlosťou nadzvukového lietadla. V takomto kolobehu udalostí a dní, nabitom množstvom skutkov a plánov, často nedokážeme zrealizovať ani polovicu toho, čo bolo naplánované. A chcem byť na všetko včas. Ako správne používať čas pomocou Eisenhowerovej matice, zvážime podrobnejšie.

Čas je všetko, čo máme. Dobré alebo zlé, čo žijeme, priamo závisí od toho, ako a na čom trávime čas, ktorý nám je pridelený. A tí, ktorí snívajú o tom, že na svojej ceste dokážu veľa, sa spravidla učia, ako efektívne riadiť svoj čas. Time management (time management) nie je nič iné ako plánovanie. Práve ona pomáha prestať sa trápiť trpkým pocitom, že času je málo, že je veľmi málo a preto nie je čas nič robiť.

Kedysi sa slávny americký vojenský a politický vodca Dwight David Eisenhower, ktorý bol aj prezidentom Spojených štátov, vážne ujal hľadania riešenia problému efektívneho plánovania. A podarilo sa mu nájsť riešenie tohto problému, dokonca prišiel na svoje systém riadenia času.

Len tak sa stalo, že ľudský mozog ľahšie a lepšie vníma štruktúrované informácie, teda vnesené do určitého systému, rozložené do políc. Zároveň by bolo pekné vizualizovať tieto police, urobiť ich vizuálnymi, napríklad pomocou nejakých schém alebo schém.Práve tento princíp rozloženia prípadov je základom Eisenhowerovej matice, ktorá je jednou z popredných metód teórie efektívneho riadenia času.

Vizualizácia plánu záležitostí a akcií pomocou matice je veľmi jednoduchá. Nakreslite štvorec na papier, rozdeľte ho dvoma kolmými čiarami na štyri rovnaké okraje. Mali by ste dostať okno s mriežkou vo forme kríža. Tieto polia rozdelia vaše záležitosti do 4 skupín, z ktorých každá bude závisieť od známok dôležitosti / nedôležitosti a naliehavosti / nenaliehavosti. Polia vytvorené priesečníkom čiar sa nazývajú kvadranty (matematický koncept) a označujú sa takto:

• kvadrant A (dôležité a naliehavé úlohy);
• B kvadrant (dôležité, ale nie naliehavé úlohy);
• S kvadrant (nie dôležité, ale naliehavé úlohy);
• Kvadrant D (nedôležité a nie naliehavé úlohy).

Eisenhowerova matica má výhody aj nevýhody. Poďme si opísať oboje a začnime s výhodami.

• Napriek svojmu názvu „matica“, ktorý naznačuje niečo zložité, je systém v skutočnosti veľmi ľahko pochopiteľný a bez problémov sa používa.
• Prípady, ciele a ciele sú rozdelené len do 4 kategórií, čo pomáha lepšie sa v nich orientovať.
• Rozdelenie úloh podľa kritérií naliehavosti a dôležitosti umožňuje odsunúť nie naliehavé a nedôležité záležitosti do úzadia, a tým dať do popredia dôležité a naliehavé. Takto prebieha analýza a filtrovanie prípadov. Tí, ktorí vôbec nepotrebujú tráviť čas, sú eliminovaní.
• Hlavnou výhodou je, že matica umožňuje maximálne zefektívniť časové výdavky, čo zase umožňuje stihnúť všetko načas.

Tento systém má aj nevýhody.

• Matica je pri dlhodobom plánovaní neúčinná. Je vhodný na robenie aktuálnych záležitostí alebo vypočítaných na blízku budúcnosť.
• Keď neexistujú žiadne denné ciele, potom nie je potrebné uplatňovať takýto systém.
• Na efektívne využitie matice je potrebné rýchlo a presne rozdeliť ciele do skupín. Aby ste to dosiahli, je potrebné pochopiť, ktorým z nich možno priradiť „dôležitý“ stupeň a ktoré ciele nie sú veľmi dôležité, ktoré sa musia urýchlene dokončiť a ktoré sú voliteľné. Takýto tréning si vyžaduje čas, to znamená, že matica pre vás nezačne "pracovať" hneď, ale to je mínus.
• A v dôsledku predchádzajúceho odseku sa môžu vyskytnúť chyby s presnosťou priraďovania prípadov k určitému stavu.

Pozrime sa podrobnejšie na každý kvadrant matice.

Ak ste majstrom plánovania, kvadrant A bude prázdny. Ak sú v ňom prípady, naznačuje to vašu zlú organizáciu. Pripúšťate vzdelanie v záležitostiach náhlych prác a blokád. Dôvodom tohto obrázku je spravidla lenivosť.

Alebo možno zle určujete priority. Samozrejme, niekedy sú také situácie prípustné, ale keď sa to systematicky dodržiava, potom je jednoducho potrebné popracovať na osobnej sebadisciplíne. Aby sa predišlo „usadeniu“ módy v kvadrante A, je potrebné včas zvládnuť úlohy zadané do zostávajúcich polí.

Ale malý zoznam úloh v kvadrante A je stále možné vytvoriť. To môže byť:

• zdravotné problémy;
• skutky, ktorých zlyhanie môže vyvolať vznik problémov, zhoršiť kvalitu života, ohroziť pohodu v rodine a práci;
• prípady, ktorých zlyhanie výrazne skomplikuje cestu k dosiahnutiu hlavných cieľov alebo povedie k ich zlyhaniu;
• výstup z rôznych núdzových a krízových situácií.

Ak aj napriek tomu máte v tomto kvadrante veľa bodov, vrhnite všetko svoje úsilie na ich odstránenie. A nezabudnite, že plnenie niektorých položiek zo zoznamu dôležitých a urgentných je možné preniesť, delegovať na niektorú z dôveryhodných osôb, nie je potrebné niesť celú ťarchu všetkých záležitostí len na seba.Tento prístup vám pomôže rýchlejšie sa vyrovnať s plnosťou A kvadrantu.

Pozorovania ukazujú, že ľudia, ktorí uprednostňujú riešenie problémov z kvadrantu B, sa stávajú najúspešnejšími, rýchlejšie stúpajú po kariérnom rebríčku, sú finančne najbohatší, nemajú nedostatok času a žijú harmonický, plnohodnotný život. Nenaliehavé úlohy patria do kategórie najsľubnejších a prioritných a ak im človek venuje hlavnú pozornosť, ide mu všetko.

Treba mať na pamäti, že nedostatok naliehavosti v skupine B niekedy vedie k oneskoreniu pri implementácii načrtnutých bodov a migrujú do skupiny A, kde už budú vyžadovať rýchlu reakciu. Ak dôležité, no nie veľmi naliehavé úlohy riešite postupne a pravidelne, potom bude tento proces pokojný a efektívny. K tomuto druhu podnikania musíte pristupovať zodpovedne a nedostatok naliehavosti vám umožňuje plne kontrolovať priebeh prípadu, priviesť všetky podrobnosti k ideálu, jasne premyslieť všetky kroky, čím sa nakoniec dosiahne produktívny výsledok.

Eisenhowerova matica nás predovšetkým učí správne určovať priority. To znamená, že najdôležitejšou vecou pri plánovaní je schopnosť rozlíšiť dôležité veci, ktoré vás vedú k veľkým cieľom, od vedľajších. Úlohy, ktoré je potrebné zaradiť do skupiny C, nie sú dôležité, v podstate odvádzajú pozornosť od hlavných cieľov prípadu, neprispievajú k napredovaniu, ale naopak, len spomaľujú proces rozvoja. Často narúšajú koncentráciu na dosiahnutie dôležitých cieľov a tým znižujú účinnosť minulého času.

Nezamieňajte urgentné záležitosti z poľa C, ktoré sú nedôležité, s urgentnými záležitosťami z poľa A, ktoré sú práve mimoriadne dôležité. To spravidla vedie k tomu, že skutočne dôležité zostáva v pozadí. Živým príkladom takejto situácie môžu byť stretnutia nariadené niekým zvonku, ktoré pre vás nie sú potrebné, alebo prázdne dlhé rozhovory, chodenie na večierky a oslavy, pozvánky na ktoré prichádzajú od ľudí, ktorí vás nezaujímajú, domáce práce, poruchy domácich spotrebičov a podobne. Áno, treba to urobiť urýchlene, ale riešenie týchto úloh nie je životne dôležité a ich zlyhanie nespôsobuje problémy.

Triedy z tejto skupiny nič nedarujú, práve naopak, môžu škodiť. Mali by ste sa pokúsiť odložiť ich na neskôr a je lepšie ich úplne ignorovať. Nepriateľa ale treba poznať z videnia – zoznam takýchto „škodcov“ by ste si určite mali urobiť v poli D, pretože práve tieto činnosti „žerú“ náš čas. Práve tieto puzdrá sú pre mnohých ľudí tak lákavé a príťažlivé pre svoju jednoduchosť a sľubujú uvoľnenie a potešenie, trávenie času v sladkej blaženosti.

Takéto charakteristiky týchto „prípadov“ vytvárajú obrovské pokušenie zaoberať sa nimi v prvom rade a nech, ako sa hovorí, celý svet počká. Vymaniť sa z víru takýchto pseudoprípadov môže byť mimoriadne náročné, keďže sa s človekom poriadne vlečú. Ale pokusy zničiť zvyk zapájať sa do nich nemožno opustiť.

Tieto činnosti zahŕňajú:

• rozhovory o ničom, prázdne, nezmyselné rozhovory (telefonicky aj osobne);
• to isté ako konverzácie z predchádzajúceho odseku, korešpondencia v instant messengeroch, sociálnych sieťach, všetky druhy chatov;
• sledovanie filmov, seriálov, televíznych programov, ktoré nenesú sémantickú záťaž, odvádzajú pozornosť od vážnych problémov a záležitostí, ktoré spôsobujú rôzne negatívne emócie;
• počítačové a iné (nie vzdelávacie) hry.

Oddych pre telo a dušu je nepochybne potrebný, ale existuje mnoho ďalších užitočných spôsobov, ako ho cvičiť:

• čítanie kvalitnej literatúry;
• návštevy výstav, divadiel a múzeí;
• hry rozvíjajúce inteligenciu;
• hodiny v bazéne, telocvičňa, výlety na klzisko, výlety mimo mesta do prírody, cestovanie atď.

Ak sa vám nepodarí úplne vykoreniť škodlivé aktivity zo skupiny D zo svojho života, tak sa ich treba snažiť aspoň oddialiť, venovať sa im až vtedy, keď sa dokončia veci zo skupiny A a B. Skúste však skrátiť čas vynaložené na "prázdne" činnosti čo najviac ...

Existuje vysoká pravdepodobnosť prisúdenia prípadu nevhodnej skupine. Toto je hlavný problém pri budovaní hierarchie našich priorít. Aby ste sa s tým ľahšie vyrovnali, musíte sa naučiť odpovedať na dve otázky pomocou dvoch slov – „áno“ alebo „nie“. Napríklad: "Pomôže mi dokončenie tohto prípadu priblížiť sa k môjmu hlavnému cieľu?" Odpoveď „áno“ znamená dôležitosť prípadu, odpoveď „nie“ znamená nedôležitosť.

"Ak tento problém nevyriešim teraz, stratí zajtra svoj význam?" Odpoveď „áno“ znamená naliehavosť záležitosti, odpoveď „nie“ nie je naliehavosťou. Po určení kategórie pre každú hodinu týmto spôsobom urobte najprv veci zo skupiny A a potom zo skupiny B.

Najlepší čas na vytvorenie matice je začať nový deň. Dobre si premyslite, aké úlohy vás v najbližšom období čakajú a zapisujte si ich vo forme pravidelného zoznamu. Potom každú otestujte pomocou vyššie uvedených otázok a umiestnite ich do políčok podľa odpovedí. Nezabudnite spomenúť tie najmenšie a najnepodstatnejšie veci, ktoré len strácajú čas.

Celkový počet úloh si určíte sami. Po rozdelení prípadov do príslušných kategórií si môžete zapísať do poznámkového bloku alebo vytvoriť v organizéri telefónu obvyklý pohodlný zoznam v zostupnom poradí podľa naliehavosti a dôležitosti, takže prvé na zozname sú prípady zo skupiny A, druhé zo skupiny B, tretie od C, a od D to vôbec nemusíš zapisovať. Pamätajte, že úlohy zo skupín A a C musia byť delegované na rodinu, priateľov, kolegov alebo podriadených. Ale skupina B – to sú veci, ktoré je dôležité robiť na vlastnú päsť.

Každý, kto to potrebuje, môže použiť Eisenhowerovu maticu. Je to dobré, pretože to bude rovnako užitočné pre všetkých, bez ohľadu na vek a sociálne postavenie: vedúcich organizácií a podnikov, radových pracovníkov a zamestnancov, ženy v domácnosti, študentov a deti študujúce v školách.

Pozrime sa na príklad, ako by mohli vyzerať Eisenhowerove denné záznamy.

Skupina naliehavých a dôležitých záležitostí:

• odvezte auto do servisu na opravu, pretože ho potrebujem na prácu;
• predkladať štvrťročnú správu;
• riešiť problém s bankovou kartou.

Skupina nie naliehavých, ale dôležitých vecí:

• vytvoriť novú tému a načrtnúť hlavné smery nového projektu;
• prestať fajčiť;
• učiť sa anglicky;
• kúpiť členstvo v telocvični.

Skupina naliehavých, ale nie dôležitých záležitostí:

• ísť na výročie San Sanych z právneho oddelenia;
• blahoželáme všetkým na sociálnych sieťach k prvému jarnému dňu.

Skupina nie naliehavých a nedôležitých prípadov:

• upratať skriňu;
• rozoberať veci na medziposchodí;
• sledovať seriál;
• hrať sa s papagájom.

Eisenhower Matrix možno prirovnať k čistiacej sústave, filtru, ktorý vám umožní zbaviť sa nepotrebných vecí. Najprv ho možno budete musieť skladať denne, no s nahromadením skúseností začnete na úrovni intuície cítiť, ktorý biznis patrí do akej kategórie. A len čo si osvojíte takýto systém riadenia času a naučíte sa ho efektívne využívať, ako aj správne rozdeľovať prípady do kvadrantov, okamžite pocítite nával slobody.Začnete mať čas robiť všetko načas a zároveň sa neponáhľať, váš život sa vráti do normálu, zrazu sa začnú dosahovať ciele, ktoré sa zdajú nedosiahnuteľné. A budete mať zaručenú prítomnosť vynikajúcej kondície a vysokej nálady, energie a temperamentu.

Disciplína je základom úspechu. Určite ste venovali pozornosť takým ľuďom, ktorí takéto vlastnosti nemajú, sú v nekonečnom kolotoči nekonečných „afér“, neustále robia niečo prázdne, nezmyselné, no podľa ich vyjadrení neuveriteľne dôležité. A pohľad na týchto ľudí je neustále unavený, opotrebovaný, stratený, nešťastný. Sú vždy mrzuté, nervózne a nepokojné.

Ak takými byť nechcete a nechcete v ľuďoch vyvolávať len sympatie a ľútosť, potom musíte konať na princípe opačném. Ak sa im všetko stane a vy chcete opačné výsledky, potom musíte konať opačným spôsobom. Totiž: urobiť poriadok v disciplíne, osvojiť si techniky sebaorganizácie, dodržiavať jasné plány, harmonogramy a režimy, jasne pochopiť, kedy a čo robiť a hlavne, na čo to všetko slúži, aký je cieľ. A Eisenhowerova matica bude pre vás v týchto záležitostiach výborným pomocníkom.

Veď nie nadarmo si jej zakladateľka, ktorej meno nesie, dokázala vybudovať takú závratnú kariéru a stať sa jedným z najznámejších a najobľúbenejších prezidentov amerického ľudu, ako aj veľmi úspešným vojenským vodcom. A to všetko napriek tomu, že sa tento skvelý človek narodil v chudobnej rodine. Z takýchto ľudí si môžete pokojne vziať príklad a použiť nástroje, ktoré vymysleli.