Time Management: Definícia, techniky a učenie

Na správne riadenie času nie je vôbec potrebné vlastniť stroj času, ale oplatí sa spoznať pravidlá rozloženia síl po sekundách. Najmä pre tých, pre ktorých slová „čas sú peniaze“ nie sú prázdnou frázou, ale životným mottom. Ak medzi nich patríte, potom je pre vás životne dôležité ovládať aspoň základné zručnosti time managementu.

Time management doslovne preložený z angličtiny je "time management". To neznamená, že po zvládnutí takéhoto umenia sa budete môcť presunúť do minulosti alebo budúcnosti. Hlavnou funkciou time managementu je zefektívniť každú minútu vášho života. A nie je to len o práci, je to celý systém, ktorý spája mnohé prvky nášho života. Zjednodušene povedané, time management určuje náš rozvrh na deň, týždeň, mesiac či dokonca rok.

Nemyslite si, že táto definícia a pojem sa používa iba v biznise. Gazdinky tiež často nemajú dostatok času na vybavovanie všetkých domácich prác. A často sa to nestane vôbec, pretože nemajú dostatok sily, jednoducho nesprávne prideľujú čas a úsilie.

V prvom rade sa time management používa na zvýšenie osobnej efektívnosti každého jednotlivého zamestnanca na jeho pracovisku a v dôsledku toho na zvýšenie produktivity celej organizácie, či už ide o závod na výrobu špičkových obrábacích strojov alebo salón krásy. Aby ste si vybrali správny typ time managementu, ktorý bude ten či onen jedinec využívať, musíte si najskôr naštudovať nielen jeho osobné ciele a zámery, ale aj osobné kvality, druhú mocninu cieľov a dokonca aj biorytmy.

Ak správne vypočítate všetky ľudské zdroje, potom každý, dokonca aj ten najzaneprázdnenejší a najžiadanejší špecialista bude mať vždy dostatok času na prácu aj na odpočinok.

Základnými princípmi práce s time manažmentom je správne rozloženie záťaže na seba a čas. Je potrebné vyzdvihnúť hlavné úlohy a zbaviť sa „požieračov času“. Medzi jeho pohlcovače patrí komunikácia na internete alebo v kancelárii, ktorá vám nič nehovorí, sledovanie zbytočných správ či reklamných správ, ktoré vám prichádzajú na poštu alebo formou SMS, početné prestávky na fajčenie či čaj a pod.

Predtým, ako si urobíte správny rozvrh, musíte si určiť priority. Autorom jednej z najznámejších a najúčinnejších metód na to je 34. prezident Spojených štátov amerických Dwight D. Eisenhower. Podstata je nasledovná. Rozdeľte všetky plánované aktivity do 4 častí:

• naliehavé a dôležité;
• naliehavé, ale nie dôležité;
• dôležité, ale nie naliehavé;
• nie súrne a nedôležité.

Najprv oddelíme zrno od pliev a vyberieme to, čo skutočne potrebujeme. Naozaj potrebujete ísť zajtra s kamarátkou do obchodu, aby ste jej pomohli vybrať narodeninový darček pre mamu? Možno sa s týmto poslaním pokojne vyrovná sama? Tento čas strávite niečím, čo naozaj stojí za vašu námahu. A spomeňte si, koľko hodín ste strávili nezmyselnými rozhovormi s tým istým priateľom na telefóne, a teraz si predstavte, koľko ste toho za ten čas mohli urobiť.

Koľko hodín denne trávite prezeraním fotografií ľudí, ktorých poznáte na sociálnych sieťach? Nejde však len o váš drahocenný čas, ale aj o emócie, ktoré sa dajú využiť oveľa efektívnejšie. To isté platí pre „vysedenie“ pri hraní solitaire hier a inej „vzrušujúcej“ zábave.

Je nemožné pochopiť tú nesmiernosť a aby ste neprepadli depresii z toho, že vždy nič nerobíte, nezvyšujte latku spočiatku. Zahrňte do plánu presne toľko, koľko je reálne zrealizovať a vždy si nechajte v rezerve trochu času, aby ste pri nečakaných prekážkach alebo naliehavých problémoch mali čas zvládnuť oboje.

Predtým, ako sa pustíte do konkrétnej úlohy, rozhodnite sa o cieli, ktorý sledujete. Prečo potrebujete vymazať pracovnú plochu piatykrát za týždeň? Ste zástancom dokonalej čistoty? Je to pravda alebo sa len chcete odviesť od podnikania vlhkou handričkou? Prečo ste si išli na desiatu za deň zaliať čaj, naozaj ste ho chceli piť, alebo vás to odpútalo od vašich hlavných úloh?

Ďalšou nuansou, ktorú je potrebné vziať do úvahy, aby sa cieľ dosiahol včas, je nepreceňovať ho. Pochopte, prečo sa púšťate do veľkého projektu. Čo chcete dosiahnuť – peniaze, slávu, česť od kolegov, či povýšenie. Iba ak pochopíte, čo je skutočným cieľom, môžete sa úplne motivovať a zamestnať sa prácou bez toho, aby vás rozptyľovali cudzie veci.

Využite každé víťazstvo ako palivo pre vašu ďalšiu cestu. Dajte si „známky“ alebo zaveste „medaily“. Ak ste projekt uzavreli včas alebo ste ho urobili v predstihu, nepúšťajte sa hneď do ďalšieho, vychutnajte si moment „dokončenia“, zapamätajte si tieto pocity a až potom pokračujte. Nezabudnite sa odmeniť za dobre vykonanú prácu.

Nechytaj sa na všetko. Nemáš desať rúk a máš len jednu hlavu. Ak budete riešiť viacero vecí súčasne, riskujete, že žiadnu z nich nedokončíte, aspoň to nezvládnete kvalitatívne. Je to ako učiť sa básničku a zároveň riešiť fyzikálny problém. To je, vidíte, nereálne. Rovnako je to aj v práci.

A tu v domácnosti, aby sa ušetril čas a námaha, niektoré veci sa dajú kombinovať. Veď kým sa varia zemiaky alebo chladnú vajíčka na šalát, je celkom možné utrieť prach z parapety alebo povysávať podlahu napríklad v kuchyni.

Nedovoľte, aby sa vaše podnikanie rozbehlo. Urobte si denný pracovný plán. V ideálnom prípade by to malo byť vykonané večer predtým. Pri plánovaní ďalšieho dňa nezabúdajte, že situácia vyššej moci môže nastať kedykoľvek. Budete musieť vziať svoju mamu do nemocnice alebo vyzdvihnúť svoje dieťa zo školy skôr. Na tieto „nehody“ si vždy nechajte čas. Ak ho na tieto potreby nepotrebujete, miňte ho na doplnkové aktivity.

Ďalší dôležitý bod. Určite si doprajte nejaký čas na oddych. Prestávky sú nevyhnutné. Prestávky na ľahké cvičenie, prestávka na obed a dokonca aj telefonát s dieťaťom by mali byť zahrnuté vo vašom rozvrhu.

Okrem toho ho musíte zostaviť, berúc do úvahy ich vlastné biorytmy... Ak ste ranný človek, stanovte si najťažšie úlohy na začiatok dňa a druhú polovicu si nechajte na úlohy, ktoré si vyžadujú najmenej fyzického, duševného a morálneho úsilia. Ak ste „sova“ a vaša hlava začína pracovať len bližšie k obedu, potom ráno robte najjednoduchšie úlohy, robte dôležité rozhodnutia, keď je vaše telo naplnené vitálnou energiou.

Slovo „investícia“ najčastejšie znamená finančné investície. Budete investovať do niečoho, čo vám nikdy neprinesie príjem? Včera zničenému závodu nikto nedá ani rubeľ, pretože ide o mŕtvu investíciu. Rovnako je to aj s časom. Prestaň to dávať tam, kde to vyletí ako potrubie. V televízii sa začala ďalšia talkshow so pútavou témou, urgentne vypnite obrazovku. Opýtajte sa sami seba, prečo potrebujete tieto informácie? len tak? Tak prečo tým strácať svoj drahocenný čas?

Zavolala kamarátka a opäť začala rozprávať o svojom idiotskom manželovi? Rýchlo ukončite rozhovor a poraďte priateľovi, aby kontaktoval psychológa alebo sa zaregistroval na zoznamke.

Ak dodržiavate všetky vyššie uvedené pravidlá a stále nemáte dostatok času, vyskúšajte niektorú z techník, ktoré v rôznych obdobiach vyvinuli špecialisti na time management aj „náhodní“ ľudia. Jednou z najrozšírenejších metód na celom svete je technika „Tomato“. Vymyslel ho obyčajný taliansky študent, ktorý sa nikdy nestihol pripraviť na skúšky.

Jedného dňa sa rozhodol prevziať kontrolu nad sebou a svojím časom. Použil som na to najbežnejšiu kuchynskú pomôcku - časovač v podobe paradajky (odtiaľ názov jednoduchej technológie). Spustil časomieru na 25 minút a počas tejto doby sa venoval iba štúdiu. Predstavte si jeho prekvapenie, pretože doslova okamžite mal dostatok času na prípravu. Skúste urobiť to isté.

Spustite časovač (budík) na určitý čas, počas ktorého vykonajte iba jednu konkrétnu úlohu. Od tejto úlohy by vás nemal odvádzať ani telefonát, ani upozornenie na nový list e-mailom, ani nič iné. Veľmi skoro pocítite, že k svojmu cieľu kráčate oveľa rýchlejšie ako predtým.

Cíťte sa ako výrobca syra, ktorý používa ďalšiu populárnu metódu riadenia času nazývanú švajčiarsky syr. Používa sa v prípade, že nemôžu žiadnym spôsobom začať realizovať veľký projekt. V tomto prípade sa navrhuje predstaviť práve tento projekt vo forme štvorcového kusu syra a začať z neho vyrábať švajčiarsky s mnohými veľkými otvormi. Každá jamka je špecifická úloha, ktorú je potrebné splniť, aby ste dosiahli konečný výsledok.

Ak neviete, z ktorého konca začať, skúste prvú „dieru“, ktorá sa náhodne objaví. Vynaložte minimálne úsilie a potom všetko pôjde ako po masle. Jedinou podmienkou je, že neprestanete s tým, čo ste začali. Nech sa to, čo sa urobilo, zdá byť veľmi malou časťou toho, čo bolo koncipované, ale pokračujte do ktorejkoľvek fázy, len keď presne určíte, že sa s tým vyrovnáte „na jedno posedenie“. V opačnom prípade namiesto mnohých dier v syre získate jednu veľkú dieru podobnú priepasti, do ktorej bude padať čas aj energia.

Prísne dodržujte pravidlo termínu. Termín k nám prišiel z Ameriky. V doslovnom preklade to znamená „mŕtva čiara“. Predpokladá sa, že pôvodne to bol názov línie vo väzení, cez ktorú bol väzeň okamžite zabitý. Na miestach nie tak vzdialených sa takéto metódy dlho nepoužívali, no v podnikateľskom prostredí sa veľmi rozšírili. V modernom svete je termín líniou v časovom priestore, ktorú nemožno žiadnym spôsobom prekročiť.

Táto technológia je populárna najmä medzi tými, ktorí pracujú na diaľku. Nemá ich kto „pasovať“, takže si musíte sami nastaviť rámec. Často sa využíva aj pre ľudí v kreatívnych profesiách – novinárov či tvorcov reklamy. Termín má však aj medzistupeň – redline (v preklade „červená čiara“). Toto je obdobie, kedy potrebujete odovzdať hrubú prácu – zostávajúci čas je potrebný na opravu chýb, revízií a dodatkov, ktoré môže zákazník vykonať.

Niekedy sa jednoducho nedokážeme pustiť do úlohy len preto, že sa nám to zdá zdrvujúce, ako slonovi. Aby ste si to uľahčili, rozdeľte veľký objem na malé kúsky. Začnite v malom.

Napríklad musíte urobiť všeobecné upratovanie vidieckeho domu alebo ho zrekonštruovať. Oba znejú hrozivo. A ak tento proces rozdelíte na malé kroky? Vytvorte tabuľku, kde bude oprava na vrchu (všeobecné upratovanie), a potom podpoložky: okná, dvere, podlahy, nábytok atď. Súhlaste, týmto spôsobom sa práca už nezdá príliš náročná. Nerobte preto z muchy slona.

Božská metóda "Kairos". Starovekí Gréci považovali Kairos za boha šťastnej chvíle. Odborníci na time management sa rozhodli, že moderný človek je na ceste s ním. Podstata metódy spočíva v tom, aby sme nestrácali samostatný čas na to, čo možno kombinovať s inými prípadmi. Napríklad 8. marca potrebujete kúpiť darček pre svoju mamu. Rozhodnite sa, kde to chcete urobiť, a zistite, či budete mať v tejto časti mesta v dohľadnej dobe ďalšie podnikanie.

Možno sa vám podarí skombinovať 3 alebo 4 ciele naraz na jednom mieste (choďte do banky doplniť si účet, kúpte si novinku a podobne). To isté platí pre obchodné stretnutia. Pred rokovaním formulujte všetky otázky a návrhy, ktoré ste nazhromaždili pre partnera. Je možné, že na ich vyriešenie stačí telefonát alebo stretnutie na obed. A nezabudnite sa pozrieť, či tam, kam idete, nemáte aj iné veci.

Môžete vyskúšať všetky tipy, ktoré sme uviedli v tomto článku, ale najskôr by ste mali dodržiavať najjednoduchšie cvičenia. Stanovte si napríklad pravidlo, že po zazvonení budíka nepreskladáte. O 5 alebo aj 10 minút nebudete môcť spať, no pokojne môžete meškať do práce, po ktorej budete pociťovať nedostatok času počas celého dňa a sotva stihnete všetko.

Celkovo neexistujú žiadne zvláštne tajomstvá, ako ušetriť čas. Tu je len niekoľko ďalších odporúčaní.

• Využite zručnosti svojich kolegov alebo rodinných príslušníkov. Podeľte sa s nimi o svoju prácu - delegujte právomoc. Junior výskumník vám určite rád pomôže a manžel (syn, dcéra) si celkom poradí so základnými domácimi prácami, ako je vynesenie smetí či nákup chleba.
• Ak sa rozhodnete urobiť z time managementu životný štýl, pre optimalizáciu pracovného toku je lepšie absolvovať školenie na špeciálnom seminári alebo pozvať do firmy špecialistu v tejto oblasti.

Ako bonus za prečítanie tohto článku je tu pre vás ďalší life hack. Aspoň raz za mesiac, najlepšie týždenne, si zariaďte „čistý deň“, ktorý musíte stráviť bez telefónu, komunikácie e-mailom alebo cez instant messenger. Ide o pôrodný výkon s krátkymi prestávkami na prestávku, počas ktorých musíte „upratať“ všetky prípady, ak ste zrazu do týždňa (mesiaca) na niečo nemali dosť času.